Home Office je v posledních dnech velice často zmiňovaným termínem. Aktuální situace přiměla mnoho firem realizovat práci z domu, nebo o ní alespoň vážně uvažovat. V naší agentuře bV24 pracujeme v režimu Home Office již několik týdnů a díky dostupným technologiím a vychytaným aplikacím jsme stejně efektivní, jako když jsme pracovali v kanceláři. Rozhodli jsme se s Vámi o naše zkušenosti podělit a shrnout pár tipů, které pomohou zefektivnit práci z domu i Vaší firmě.
1. Videohovory a videokonferenceTéměř žádná společnost se neobjede bez meetingů, briefingů a týmových porad. Osobní kontakt, který je při těchto setkáních s kolegy či s klienty tolik důležitý, lze v dnešní době spolehlivě takřka nahradit pomocí videohovorů a videokonferencí. Je to snadné. Stačí k tomu připojení k internetu a chytrý telefon či počítač s webkamerou a mikrofonem. Užitečná mohou být také sluchátka s mikrofonem.
Aplikací a softwarů pro sprostředkování videohovorů je spousta. Tou nejznámější je asi Skype, nebo Videochat od Facebooku. Pro profesionální účely a videokonference však doporučujeme využívat spíše aplikaci Hangouts nebo Zoom.
Hangouts je bezplatná aplikace od Googlu. Pro realizaci videokonference stačí sdílet mezi účastníky odkaz, pomocí kterého se mohou připojit. Konverzace se (v klasické verzi aplikace) může účastnit až 10 osob. Snadno lze nastavit také sdílení obrazovky či přizpůsobit kvalitu videa rychlosti internetového připojení.
Zoom je dalším, velmi zajímavým a užitečným softwarem pro videokonference, vhodným spíše pro řízení větších týmů. Jeho neplacená verze umožňuje propojení až 100 účastníků při jednom videohovoru, placená verze dokonce až 1000. Lze jej využívat pro veškerou interní komunikaci ve firmě, včetně meetingů, konferencí, nebo video webinářů. 
Dalším kritickým bodem práce z domu, který se dá snadno překlenout, je systematizace řízení více projektů najednou. Při spolupráci s týmem na dálku se taková základní věc může jevit poněkud chaoticky a spoustu manažerů to možná od myšlenky na Home Office odradí. Existuje však řada on-line aplikací, které tento problém elegantně řeší. Nejznámější z nich je Trello nebo Asana.
Aplikace Trello (na obrázku níže) je bezplatná a nabízí uživatelům systém nástěnek, na kterých lze spravovat seznamy úkolů a přesouvat je mezi sloupci. Sloupce představují tok činností od nápadu až po realizaci. Např. se často využívají sloupce Zadání, V řešení a Hotovo, lze však zvolit i vlastní sloupce nebo využívat různé šablony. K úkolům mohou být přiřazováni konkrétní uživatelé, časové termíny, checklisty nebo soubory. Účastníci mohou u každého úkolu debatovat v komentářích. Trello lze používat snadno ve webových prohlížečích, ale také pomocí mobilního telefonu prostřednictvím aplikace.
Podobně funguje také aplikace Asana, kterou může zdarma používat tým až 15 lidí. Umožňuje řídit projekty, zakázky, CRM, a další. Snadno ji lze používat také z mobilu. Je to velice efektivní nástroj, který však (narozdíl od Trella) zatím není dostupný v češtině, což může být pro některé firmy problémem.
3. Tracking, neboli přehled odpracovaného času
Abyste měli přehled, kolik času jste Vy nebo Vaši zaměstnanci věnovali každému z projektů, je vhodný tzv. time tracking, neboli sledování počtu odpracovaných hodin. Vhodným nástrojem je např. Toggl (obrázek níže), který v naší agentuře bV24 denně využíváme. Lze jej rovněž používat jak prostřednictvím počítače, tak i telefonu. Umožňuje přehledné nastavení projektů dle jednotlivých klientů a také reportovat počty odpracovaných hodin na konkrétním projektu za dané období. Je velice přehledný a snadno se ovládá. Tracking umožňuje také výše zmiňovaná aplikace Asana.
4. Sdílené dokumenty
Užitečným nástrojem pro práci z domova jsou také sdílené dokumenty od Googlu. Bezplatně lze využívat sdílené textové dokumenty, tabulky, prezentace či formuláře. Vše je automaticky ukládáno prostřednictvím cloudu, tzv. Google disku, takže se o své dokumenty nemusíte obávat a kdykoli se k nim můžete vrátit. Práce s nimi je jednoduchá a funguje na podobných principech jako u jiných známých placených softwarů. Dokumenty lze sdílet s libovolným počtem lidí, kteří do nich mohou rovněž zasahovat. Například tak můžete v reálném čase pracovat na stejném dokumentu zároveň s kolegou či s klientem. Lze je však také nastavit pouze pro čtení, aby v nich ostatní uživatelé nemohli provádět změny. Podobně fungují také sdílené dokumenty Office 365 od společnosti MS Office. Tyto služby jsou však placené.
Doufáme, že Vám naše tipy pro interní komunikaci a spolupráci během Home Office přišly vhod a že díky nim budete moci pokračovat ve Vašem byznyse i v této aktuální, obtížné situaci.
Pokud budete mít zájem rozvíjet svůj byznys i externě, ve smyslu komunikace směrem k Vašim klientům a potenciálním zákazníkům, neváhejte nás kontaktovat.